melding – COBZorg | Calamiteiten Onderzoek Bureau in de Zorg

Incident melden?

Een calamiteit moet gemeld worden bij de Raad van Bestuur van de zorgorganisatie. Incidenten moeten ook worden gemeld bij de MIC (Melding Incidenten Cliënten)- of VIM (Veilig Incidenten Melden)-commissie. Iedere organisatie heeft daar een eigen procedure voor. Wie waarvoor verantwoordelijk is, kan verschillen per organisatie, dat is afhankelijk van interne afspraken.

Calamiteiten moet u onverwijld melden bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Dat is vastgelegd in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (WKKGZ) in artikel 11, 1e lid onder a., zie Melden van calamiteiten.

Wanneer is sprake van een calamiteit?

Er is sprake van een calamiteit, als een cliënt tijdens of na de behandeling onverwacht:

overlijdt;
ernstig gewond is geraakt;
blijvend invalide is geworden.

In de WKKGZ staat het als volgt omschreven:

“Een calamiteit, is een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en die tot de dood van of een ernstig schadelijk gevolg voor een cliënt heeft geleid”.

Wat houdt onverwijld melden in?

Een calamiteit moet u binnen 3 werkdagen melden aan de inspectie. U heeft 6 weken de tijd om vast te stellen of een gebeurtenis een calamiteit is. Meldt u niet of niet op tijd, dan loopt u het risico op een bestuurlijke boete. Twijfelt u na 6 weken nog of de gebeurtenis een calamiteit was? Doet u dan alsnog een melding bij de inspectie.

Bron: https://www.igj.nl/onderwerpen/calamiteiten/melding-doen-van-een-calamiteit

Hoe lang mag ik over een calamiteitenonderzoek doen?

Hoe lang mag ik over een calamiteiten onderzoek doen?

Hoe lang mag ik over mijn onderzoek doen?

Nadat u het meldingsformulier geheel heeft ingevuld en afgerond, krijgt u per mail een automatische ontvangstbevestiging. In deze ontvangstbevestiging kan de inspectie u vragen te rapporteren. Als dat zo is, is een termijn genoemd waarbinnen u moet rapporteren. U kunt de inspectie vragen om deze termijn te verlengen. Deze aanvraag moet u motiveren. Voorbeelden van een motivatie zijn:

Het gaat om een complexe casus die heeft plaatsgevonden in de zorgketen;
U moet deskundigheid van buitenaf inschakelen voor uw onderzoek.

Op basis van uw argumenten bepaalt de inspectie of een verlenging van de onderzoekstermijn akkoord is. U moet de aanvraag voor uitstel wel binnen de door de inspectie gestelde termijn hebben gedaan*.

* Bron www.igz.nl/melden

Het opstellen van een onderzoeksplan

Voordat de interne onderzoekscommissie inhoudelijk aan de slag gaat, maakt zij een ‘onderzoeksplan’ aan de hand van enkele vragen:

zijn er protocollen en procedures over de casus beschreven?
wat is over dit onderwerp te vinden via internet?
welke personen kunnen worden geraadpleegd?
wie doet wat?
wat is de tijdsplanning?

Het zorgdossier (zorgleefplan, ondersteuningsplan) van de betreffende cliënt is een belangrijke bron die nodig is om een feitelijke reconstructie van het incident te maken.

Tip Vraag als externe voorzitter en/of als lid van de interne onderzoekscommissie altijd toestemming aan de cliënt of diens vertegenwoordiger voor inzage in het zorgdossier. Dit in verband met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Belangrijkste bepalingen Wbp*

De belangrijkste bepalingen uit de Wbp over het rechtmatig omgaan met persoonsgegevens zijn als volgt samen te vatten:

Persoonsgegevens mogen alleen in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige manier worden verwerkt.
Persoonsgegevens mogen alleen voor welbepaalde, vooraf uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld. En vervolgens alleen verder worden verwerkt voor doeleinden die daarmee verenigbaar zijn.
Degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt (de betrokkene genoemd), moet ten minste op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die deze persoonsgegevens verwerkt (de zogeheten verantwoordelijke) en van het doel van de gegevensverwerking.
De gegevensverwerking moeten op een passende manier worden beveiligd. Voor bijzondere gegevens, zoals over ras, gezondheid en geloofsovertuiging, gelden extra strenge regels.
* Bron: Wet bescherming persoonsgegevens

Het is belangrijk om de cliënt en/of diens vertegenwoordiger op de hoogte te brengen van het interne onderzoek naar de oorzaken van de calamiteit en/of incident. Naast het verzoek tot inzage in het zorgdossier is het goed om afspraken te maken met betrekking tot informatieverstrekking over de voortgang van het interne onderzoek en de uiteindelijke resultaten. Ook kan de cliënt en/of vertegenwoordiger door de leden van de interne onderzoekscommissie gevraagd worden voor het houden van een interview.
Mocht de calamiteit gemeld worden aan de IGZ dan is het belangrijk de cliënt en/of diens vertegenwoordiger hiervan op de hoogte te stellen. De IGZ zal na indienen van de melding van de calamiteit met de cliënt en/of diens vertegenwoordiger contact op nemen.